NEUMATICOS SOLEDAD, S.L realiza su actividad y operaciones en cumplimiento de todas las leyes y reglamentos pertinentes e implementa directrices, políticas y procedimientos internos que garantizan que dichas leyes y reglamentos se siguen cumpliendo.
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L identifica, gestiona y comunica al Consejo de Administración y a la Dirección, el riesgo de incumplimiento penal que debe ser prevenido.
El comportamiento inadecuado de un sólo directivo, empleado o personal que realice funciones para la Compañía puede potencialmente dañar nuestra imagen y reputación en un espacio temporal muy corto. Por ello, debemos prevenir y evitar de forma activa esta posibilidad. Para ello, se requiere que todos los miembros de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L, tanto los consejeros, accionistas, directivos o empleados (en adelante, el “Personal”), llevemos a cabo nuestras actividades con el firme compromiso de cumplir con la legislación y regulación vigentes, nuestros principios éticos, nuestro Manual de Compliance y nuestras políticas internas, así como con los procedimientos y controles establecidos en la Compañía.
La finalidad de la presente Política es poner en conocimiento del Personal de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L, así como de los terceros que se relacionen con la Compañía, un mensaje rotundo de oposición a la comisión de cualquier acto ilícito, penal o de cualquier otra índole. En ningún caso está justificada la comisión de un delito por parte del Personal, ni aun cuando tal actuación produjese, aparentemente, un beneficio de cualquier clase para NEUMATICOS SOLEDAD, S.L. Asimismo, NEUMATICOS SOLEDAD, S.L está dispuesta a combatir estos actos y a prevenir un eventual deterioro de su imagen y su valor reputacional.
Esta Política de Compliance constituye el marco de referencia del Modelo de Compliance existente en NEUMATICOS SOLEDAD, S.L, que es conocido por todo el Personal e impulsado por el Consejo de Administración.
¿Por qué un Sistema de Gestión de Compliance?
Las principales razones para implementar un Sistema de Gestión de Compliance efectivo y eficaz se destacan a continuación:
- Cultura de ética empresarial sólida: orientación con respecto al comportamiento adecuado y correcto para la dirección y los empleados.
- Responsabilidad y multas: para evitar responsabilidades penales/civiles y la imposición de sanciones y multas a NEUMATICOS SOLEDAD, S.L.
- Reclamaciones legales: para evitar las reclamaciones de terceros contra NEUMATICOS SOLEDAD, S.L.
- Riesgo reputacional: para evitar que la reputación de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L. resulte perjudicada, garantizando el valor de la misma.
- Clientes: para mantener y garantizar el negocio con clientes importantes que exijan que la actividad de sus proveedores cumpla todas las leyes y reglamentos aplicables.
- Gestión de la cadena de suministro: para garantizar la reducción del riesgo de la cadena de suministro asegurando la aplicación de prácticas empresariales responsables y éticas en las cadenas de suministro globales.
Por tanto, un Sistema de Gestión de Compliance contribuye a garantizar y aumentar el valor de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L y proteger a la Dirección frente a responsabilidades personales.
Sistema de Gestión de Compliance Penal
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L cuenta con un Sistema de Gestión de Compliance que cumple los requisitos mínimos, expuestos a lo largo de este documento, y es congruente con los fines de la organización.
Para establecer un Sistema de Gestión efectivo, NEUMATICOS SOLEDAD, S.L tiene en cuenta los siguientes pasos:
- Identifica y evalúa los riesgos;
- Desarrolla medidas preventivas;
- Implanta;
- Detecta, responde y sigue la efectividad;
- Realiza informes; y
- Mejora continua de su Sistema de Gestión.
El Compliance Penal es el resultado de que NEUMATICOS SOLEDAD, S.L cumple con sus objetivos de compliance penal a través del cumplimiento de los requisitos que a continuación se exponen:
I. Compromiso
El cumplimiento empieza por la cúpula.
La de Dirección de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L es responsable de desarrollar e implementar un Sistema de Gestión de Compliance basado en la aplicación de políticas y procedimientos adecuados que garantizan el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables.
El nombramiento de un responsable de cumplimiento no exime a la Dirección de su responsabilidad última de establecer un Sistema de Compliance penal efectivo.
La Dirección de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L comunica su compromiso claro con el cumplimiento normativo penal (“mayor jerarquía mayor exigencia”) y cumple con los requisitos de esta política de compliance y del Sistema de gestión de compliance penal implantado.
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L está comprometida con la mejora continua del Sistema de gestión de compliance penal.
II. Orden del día de la Dirección
El cumplimiento normativo penal es una materia habitual en el orden del día de las reuniones de la Dirección (celebradas al menos dos veces al año).
III. Responsable(s) de Compliance
Se ha designado a una persona de rango superior para que actúe en calidad de “Responsable de Compliance, “Compliance Officer”).
El Consejo de Administración ha nombrado a un responsable de Compliance, el cual, tiene una comprensión jurídica y económica de los problemas de cumplimiento normativo; es fiable y digno de confianza.
Sus funciones principales consisten en:
- Garantizar la aplicación de políticas y procedimientos adecuados
- Ser la persona de contacto si los empleados desean plantear preguntas sobre asuntos de compliance.
- Organizar la formación adecuada para los empleados sobre el Código de conducta de y otros asuntos esenciales de cumplimiento.
- Revisar el Código de Conducta y el resto de directrices y políticas de cumplimiento de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L con una periodicidad fija y proponer modificaciones o directrices o políticas adicionales en caso necesario.
- Informar a la organización sobre avances legales importantes que puedan causar problemas de incumplimiento.
- Si se sospecha de un problema de incumplimiento, investigar el asunto y garantizar que sean resueltos, garantizando que el informante no sufra represalias.
- Responsabilizarse de proponer auditorias de cumplimiento a el Consejo de Administración.
- Elaborar informes periódicos o en situaciones específicas para el Consejo de Administración y mantener una línea de comunicación con la Alta dirección.
- Asumir la responsabilidad de informar al Consejo de Administración si la Alta dirección no ha sido capaz de resolver un problema de incumplimiento.
Las responsabilidades y tareas delegadas al responsable de Compliance (tanto si coincide con el Consejo de Administración, como si no) están bien definidas y documentadas, lo cual se realiza mediante una carta de nombramiento del Consejo de Administración dirigida y refrendada por el propio responsable de Compliance.
El responsable de Compliance cuenta con los recursos suficientes para cumplir sus obligaciones de forma adecuada.
El responsable de Compliance trabaja conjuntamente con la dirección de la empresa y tiene plena colaboración con los demás órganos de la Organización.
IV. Identificación/evaluación de riesgos
El Sistema de Gestión de Compliance se basa en un proceso documentado en el que se identifican y evalúan los riesgos de cumplimiento penal. La identificación y evaluación de los riesgos se repite con una periodicidad fija o como respuesta específica a un evento extraordinario, cambio significativo en la estructura o actividad de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L, cambios en la jurisprudencia o se produzcan cambios legislativos relevantes.
V. Desarrollo de medidas correctivas
Una vez completado el proceso de identificación y evaluación de los riesgos, se procede a desarrollar medidas para eliminar la causa de la no conformidad y prevenir que se reproduzcan.
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L desarrolla o, según el caso, revisa los documentos existentes relativos al cumplimiento (teniendo en cuenta los resultados de la identificación y evaluación de los riesgos).
VI. Formación
Los empleados reciben formación básica sobre cumplimiento y su asistencia a dicha formación queda documentada.
La contribución del personal de la compañía a la eficacia del Sistema de Gestión de Compliance penal es primordial para que éstos ayuden a prevenir y detectar riesgos penales, evitando su materialización y reconociendo los factores de riesgos.
VII. Competencia
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L asegura la competencia del personal de compliance, basándose en una educación, formación o experiencia adecuada.
Se revisa periódicamente los objetivos de rendimiento para asegurarse que existen salvaguardas razonables para evitar que incentiven la asunción de riesgos penales o promuevan conductas inapropiadas en relación con el Compliance penal.
VIII. Investigaciones
Cualquier sospecha de incumplimiento se investiga inmediatamente.
IX. Auditorias de cumplimiento
Se realizan auditorías internas de cumplimiento normativo penal anuales para abordar e investigar los problemas de cumplimiento. El plan de auditorías es aprobado oficialmente por el Consejo de Administración.
Alternativamente, se puede contratar a profesionales externos (por ejemplo, un bufete de abogados especializado en auditorías de cumplimiento o una empresa de auditoria de renombre que también realice auditorias de cumplimiento).
El responsable de cumplimento presenta anualmente, un plan de auditorías de cumplimiento a la Dirección, que incluirá una descripción de los asuntos de cumplimiento seleccionados a examinar en la misma.
Los resultados de la auditoria de cumplimiento son comunicados a la Dirección. Se entrega al Consejo de Administración un resumen ejecutivo junto con el Informe de auditoría.
El auditor de cumplimiento cuenta con recursos suficientes.
X. Canal de Denuncias
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L ha implementado un efectivo sistema de denuncia mediante el que los empleados y terceros pueden comunicar cualquier información relativa a un supuesto incumplimiento al responsable de cumplimiento normativo (Compliance Officer) de la compañía.
En caso necesario, los empleados que presenten una queja pueden hacerlo de forma anónima, salvo que la ley no lo permita.
Las denuncias se pueden efectuar bien mediante escrito dirigido a:
Compliance Officer de
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L
C/ Severo Ochoa, 30
Parque Empresarial de Elche
03203 Elche (Alicante)
O bien mediante correo electrónico a la siguiente dirección:
denuncias@neumaticossoledad.com
XI. Sanciones por comportamiento indebido
Los incumplimientos requieren una sanción apropiada con independencia de la condición del empleado en cuestión (incluyendo, por ejemplo, impago de bonificaciones, acciones legales o despido).
XII. Auditoria y certificación del Sistema de Gestión de Compliance
El Sistema es auditado regularmente por un tercero.
XIII. Procedimientos para la delegación de facultades
En los casos en los que la Dirección de NEUMATICOS SOLEDAD, S.L delegue la toma de decisiones en ámbitos en los que exista riesgo penal mayor que bajo, NEUMATICOS SOLEDAD, S.L establecerá y aplicará un procedimiento y un sistema de controles que garanticen que el proceso de decisión y el nivel de autoridad de los decisores sean adecuados y estén libres de conflictos de interés reales o potenciales.
XIV. Objetivo
Se pretende implantar un programa Compliance Penal que permita, por un lado, evaluar los posibles riesgos penales de la persona jurídica en atención a su actividad y, por otro lado, determinar cuáles son las medidas con las que la sociedad cuenta en la actualidad para la evitación de determinados tipos penales.
En definitiva, implantar medidas correctoras y de prevención que permitan, en todo momento, detectar posibles actuaciones susceptibles de reproche penal en el seno de la empresa e instaurar las medidas necesarias para minimizar en lo posible la existencia de conductas por las que la mercantil pudiera ser responsable penalmente por actos de los comprendidos en el artículo 31 bis del Código Penal.
Los objetivos de compliance penal son coherentes con lo establecido en esta Política de compliance penal y con los resultados de la identificación y evaluación de riesgos penales, son objeto de seguimiento según la planificación establecida una vez se ha realizado el proceso de evaluación de los riesgos penales, comunicados, medibles (si es posible) y se actualizan según corresponda.
NEUMATICOS SOLEDAD, S.L conserva toda la información documentada sobre los objetivos de compliance penal.